10 Tips prácticos para un webinar exitoso

En este artículo compartimos las mejores prácticas, recopiladas a través de la experiencia, para llevar a
cabo con éxito seminarios web con cualquier grupo destinatario. Los siguientes consejos son muy
prácticos, y los puedes aplicar tanto para audiencias pequeñas como grandes.

1.   Selecciona el tema y al público estratégicamente
Este es el tip puede ser el más importante de todos los enlistados en este artículo.
Cuando se trata de organizar un webinar siempre hay que tener en mente 3 aspectos
clave:
  Los factores determinantes en el mercado en ese momento. Los temas actuales y de
interés general en el mercado local o global, que de forma directa o indirecta afectan
diferentes industrias en las que operan tus clientes y prospectos, son claves para escoger
el tema de tu webinar. Tales temas pueden ser legales, económicos, tecnológicos,
políticos, culturales y sociales, o las tendencias del mercado, los estándares de la
industria, entre otros.
 Tu experiencia profesional. El siguiente paso es alinear el tema del webinar con tu
experiencia profesional específica. Esto quiere decir que hay que tomar una postura
frente al tema que deseas abordar en el webinar y proveer al público con consejos y
herramientas que les faciliten hacer frente a la problemática que expondrás.
 El público meta del evento. Los asistentes son el foco de tu webinar. Los participantes
deben ser personas interesadas en el tema, pero el objetivo principal es atraer al público
correcto que tenga necesidad potencial de tus servicios. Tu meta debe ser proveer al
público con suficientes beneficios, herramientas e información sobre tus servicios;
también es importante atender sus dudas y preguntas, porque so te ayuda a posicionarte
como experto en la materia y despertar el interés del público en tus servicios.

2.   Usa un fondo de pantalla corporativo
En el aspecto técnico de la organización de un webinar exitoso, también hay que cuidar
la imagen. Un tip práctico para que tu exposición se vea profesional y elegante es usar
un fondo de pantalla con el logotipo de tu despacho y también puedes agregarle un
código QR con tus datos de contacto, que el público podrá escanear durante el evento,
para guardarlos en su teléfono. Debes probar previamente que el código QR sea lo
suficientemente visible.

3.   Silencia los micrófonos del público
Esto lo puedes hacer de manera automática escogiendo la opción de solamente
permitir el micrófono abierto a los ponentes, así el inicio de tu webinar se verá más
organizado. Todas las plataformas de eventos virtuales ofrecen esta opción. Al final de
tu webinar, que debería ser la sesión de preguntas y respuestas, puedes abrir los
micrófonos al público para que hagan sus preguntas. Otra opción incluso más eficiente
es invitar al público a que escriba sus preguntas en la sección de chat durante todo el
evento para que una persona asignada, como el moderador, recolecte todas las
preguntas del público para la sesión de preguntas y respuestas.

4.   Prepara tu presentación y usa ejemplos ilustrativos
Aun si te sientes cómodo con hablar en público, siempre es recomendable preparar tu
exposición con una presentación en Power Point en la que abordes los puntos más
importantes, esto ayuda al público a seguir tu exposición con más facilidad y a ti, para
no perder el hilo de tus ideas. Usa ejemplos ilustrativos, no uses mucho texto, habla
despacio y claro con un lenguaje no demasiado especializado y nunca está de más
agregar un poco de humor para enganchar el público y mantener su atención.

5.   Establece un programa y respeta los tiempos determinados
Para que tu webinar sea exitoso, es clave mantener un programa con todos los
ponentes y el moderador, no olvides respetar los tiempos de ponencia determinados
para no extenderse demasiado y recortar el tiempo para la sesión de preguntas y
respuestas que muchos invitados están ansiando. El moderador debe ser la persona a
cargo del programa y de mantener a los ponentes en el marco temporal establecido. De
esta forma tu webinar dará una mejor impresión, ya que se percibirá como eficiente,
ameno y organizado.

6.   Deja al menos 30 minutos para la sesión de preguntas y respuestas
Cuando hablamos de la estructura de un webinar, como mencionamos en el punto
anterior, la mayor parte de tu público está esperando la sesión de preguntas y
respuestas para aclarar sus dudas relacionadas con su problemática particular. Por eso
es recomendable que dejes al menos 30 minutos para poder abordar las preguntas de
tu público. Te lo van a agradecer.

7.   Interactúa con el público
La sesión de preguntas y respuestas también es una excelente oportunidad para
enganchar más con tu público, interactuar con ellos y prestarles tu atención absoluta.
Trata de proveer respuestas directas e invitarlos a que te escriban para más detalles.
No olvides que el público, aparte de que viene a escuchar tu ponencia, también viene a
ser escuchado.

8.   Invita al público a escribirte por correo

Dado que a veces el público puede ser bastante amplio y no es posible abordar todas
sus dudas, es recomendable que escojas unas 10 preguntas que quieras o tengas
tiempo de responder durante el evento en vivo. Para el resto, puedes mencionar que
con mucho gusto les vas a responder a cada uno por correo. Para esto es importante
solicitarle a tu público que dejen sus datos de contacto junto con la pregunta en la
sección del chat.

9.   Tómate el tiempo de responder todas las dudas por correo
Este, más que un tip es un recordatorio de que te comprometas a responder vía correo
electrónico todas las preguntas de tu público que no se abordaron durante la sesión en
vivo. Junto con tu respuesta, puedes invitarlos a que te sigan escribiendo para mayor
información o tal vez organizar una reunión o llamada telefónica.

10. Prepara y envía una encuesta de satisfacción
El tip número 10 está dedicado a un detalle que muchos omiten, y eso es preparar y
enviarle a tu público una encuesta de satisfacción después del webinar. La encuesta de
satisfacción debe consistir en pedirles que evalúen la calidad de las ponencias y de los
ponentes, compartir qué tan satisfechos quedaron con la información recibida, calificar
de 1 a 5 el webinar y enviar sugerencias sobre los futuros temas que les gustaría
escuchar de ti y de tu despacho.
Esperamos que te resulten útiles y estaremos encantados de recibir tus aportaciones y tus propias
buenas prácticas.